وثائق مرجعية للمعلومات في الأعمال المكتبية للمؤسسات. الغرض منها والوظائف

تعد الوثائق المرجعية للمعلومات العنصر الأهم في العمل المكتبي الحديث. وهي أكثر ما يتم تجديدها من خلال مراسلات المؤسسات والشركات بأي شكل من أشكال الملكية.

المعنى والميزات

المعلومات والوثائق المرجعية في المقام الأوللعب دور وسيط مساعد فيما يتعلق بالأوراق المالية الأخرى لسياسة الموظفين. فهي ليست إلزامية ولا تحتوي على تعليمات ، ولكنها تقدم فقط معلومات حول الحالة الفعلية في المؤسسة ، فهي تقوم بالإبلاغ عن المعلومات التي تشكل أساسًا لاتخاذ القرارات وصياغة الأوامر. تحتوي الوثائق المرجعية المعلوماتية على ميزة مميزة ، والتي تتمثل في اتجاهها في نظام التحكم من الأسفل إلى الأعلى ، أي. من الأخصائي العادي إلى رئيس القسم ، من الرأس إلى نائب المدير أو مباشرة إلى المدير العام. ولكن هناك استثناءات ، على سبيل المثال ، تساعد المراسلات (خطاب الخدمة ، والبرقية ، والبريد الإلكتروني ، وما إلى ذلك) على تطوير الاتصالات بين الموظفين ذوي المهام المتساوية.

التصنيف حسب الأنواع

تحتوي الوثائق المرجعية والمعلوماتية على الكثيروتشمل الأنواع: المراجع والتقارير والملخصات والأفعال والمراجعات والمذكرات التفسيرية والرسائل والبرقيات والرسائل الهاتفية. يمكن للمرسل إليه أن يكون داخليًا وخارجيًا. لذلك:

• اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ اﻟﻤﺮﺟﻌﻴﺔ ﺗﻌﻨﻲ اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ ذات اﻟﻄﺎﺑﻊ اﻟﻔﺮدي ، واﻟﺬي ﻳﺘﻢ إﺻﺪارهﺎ ﺑﻨﺎء ﻋﻠﻰ ﻃﻠﺐ واﺣﺪ وﻳﺨﺸﻰ ﻣﻮﻇﻒ واﺣﺪ ﻓﻘﻂ

• يتم تحديد الإبلاغ والإحالة حسب الفترة الزمنية المحددة لتوفير المرسل إليه وتوافر بعض النماذج المعيارية ، ويمكن أن يكون التردد فصليا وسنويا وأسبوعيا ؛

• يتم إصدار التحليلات على كل من الطلبات الفردية (لمرة واحدة) والطلبات الدورية (العادية) ، ولها طبيعة موحدة ، وتعمل على جمع المعلومات العامة.

توحيد الوثائق

تكوين وبنية وترتيب التسجيلمكتب المعلومات تحدد في كل مصنع لوائح السياسة أفراد على حدة. ومع ذلك ، فمن الإلزامي إحضار جميع الوثائق إلى تجانس معين في التكوين والشكل. توحيد الوثائق - هو إقامة التوحيد الأمثل للشكل، تعيين وتحديد تفاصيل. يتم إنشاء المستندات التجارية الموحدة وفقا لنفس المعايير واللوائح، والتي تحتوي على جميع المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات. المعلومات والمستندات المرجعية ليست استثناء ، كما تخضع للتقييس. إن إجراء التوحيد ضروري من أجل تبسيط وتحسين جودة العمل مع الوثائق ، وتبسيط البحث ، وإعداد وتنفيذ ، ونماذج النماذج ، والحد من تعقيد المعالجة وتطوير أساليب التقدم ، والحد من القائمة المستخدمة. إرشادات بشأن تنظيم ومراقبة توحيد محفوظة للمنظمة الأم لتنسيق وإدارة جمهورية الكونغو الديمقراطية وOKTEI.