تصنيف وأنواع الوثائق في الأعمال المكتبية
في مجالات مختلفة من النشاط البدني والكيانات القانونية المستخدمة الوثائق. يتم تضمين قواعد إعدادها وتخزينها ودورانها واستخدامها في النظام المسمى حفظ السجلات. يجب أن يكون لدى كل منظمة مثل هذا الموظف ، وإلا لن يكون هناك عمل منسق. لفهم مبادئ هذا النشاط ، ينبغي للمرء أن يتعلم عن أنواع الوثائق في إدارة السجلات ، وكذلك عن الإعداد والتخزين والاستخدام المناسبين.
معلومات عامة
المستندات تتطلب التسجيل السليم ،تجميع وتخزين ومعالجة. يعتمد توقيت القرار على المعلومات المقدمة على الورق وكذلك معرفة القراءة والكتابة. كل بلد لديه مبادئه الخاصة للتوثيق. خذ على سبيل المثال العمل الكتابي لجمهورية بيلاروسيا: الوثائق الإدارية ، وأنواعها محكومة بتشريع بيلاروسيا. لدى روسيا قواعدها الخاصة ، لذلك قد تختلف مبادئ إضفاء الطابع الرسمي على أوراق العمل.
الوثائق هي جزء من عمل أيالشركة لأنها تحدد أنشطتها. لذلك ، تخضع الأعمال الكتابية لسيطرة الدولة من خلال القوانين. أثناء عمليات التفتيش ، أولا وقبل كل شيء الاهتمام بأوراق العمل.
المجالات الرئيسية للعمل المكتبي
يشمل مجال النشاط هذا:
- صنع الورق الصحيح وعالية الجودة ؛
- تنظيم العمل مع الوثائق.
حفظ السجلات مهم بشكل خاص في المجالات التالية:
- التوحيد القياسي؛
- اللوائح التشريعية ؛
- إنشاء الأفعال القانونية.
مبادئ العمل
يتطلب العمل في مجال العمل المكتبي وجود معرفة ومهارات معينة. لهذا السبب ، هناك أقسام في المؤسسات ، كل منها مسؤول عن نشاط معين.
في الشركات الصغيرة يتم هذا العمل.الأمناء المسؤولون عن وثائق المؤسسة. جميع أنواع وثائق العمل الإلزامي للمكاتب مهمة للغاية ، ويمكن أن تكون هناك حاجة إلى أي شخص في أي وقت. وعادة ما يتم الاحتفاظ بها في خزائن آمنة. هناك غرامات للتوثيق غير السليم.
ماذا يقول القانون؟
يوضح القانون الحاجة إلى التوثيق.المعلومات ويحتوي التعاريف الأساسية. يحدد هذا النظام العلاقات التي تظهر مع استخدام تكنولوجيا المعلومات. تم ذكر الحاجة إلى الوثائق في قوانين أخرى.
يحتوي القانون المدني للاتحاد الروسي على الأساس القانوني للعمل.الكيانات القانونية وإدارة المكاتب. NK يسرد أنواع الضرائب الهامة من الوثائق في الأوراق. على أساسها ، يتم الاحتفاظ بسجلات للأنشطة التجارية للمؤسسات والأفراد ، وخصم الرسوم.
يوفر القانون أيضا وثائق عينة. في CC هناك متطلبات لصياغة العقود التأسيسية والمواثيق والتوكيلات. تتضمن اللوائح أشكال المستندات المرسلة بطرق مختلفة - عن طريق البريد والفاكس وعبر الإنترنت.
الوثائق في روسيا
هناك عموما أنواع مقبولة من الوثائق وتصنيفها في الأعمال الورقية. أوراق العمل هي كما يلي:
- التنظيمية والإدارية: البروتوكولات والقرارات والمواثيق ؛
- المراجع والمعلوماتية: الأفعال ، المراجع ، البرقيات ؛
- الشخصية: سجلات العمل ، والبيانات ، والعقود.
يتم تصنيف أنواع المستندات في إدارة السجلات أيضًا حسب النماذج. أهمها على النحو التالي:
- طباعة الشاشة ؛
- فرد.
- نموذجية.
جميع أنواع الأعمال المكتبية الإلزامية ضرورية.للعمل المنسق للمؤسسة بأكملها. شغلها الصحيح والصحيح هو المهم. فيما يتعلق بتطوير التكنولوجيا الحديثة ، برزت الإدارة الإلكترونية للوثائق اليوم. أنواع المستندات الموجودة فيه هي نفسها ، ويتم فقط العمل من خلال برامج مختلفة. عادة ، يتم استخدام أنظمة الكمبيوتر لهذا الغرض ، مما يسمح لأداء العديد من الوظائف.
إدارة الوثائق الإلكترونية تسمى المركبةجزء من العمل الورقي الذي يتم فيه دعم إنشاء ونقل وتخزين الوثائق بواسطة هيكل الشبكة. يتيح لك هذا العمل إدارة جميع مجالات الإنتاج.
تصنيف آخر
وفقًا لأنواع محتوى المستندات في الأوراقبسيطة ومعقدة. حسب الأصل ينقسمون إلى شخصيات رسمية. إذا كنت تأخذ مكان القبول في الاعتبار ، فستكون المستندات خارجية وداخلية.
يتم تصنيف الوثائق حسب الوقت.التخزين: الأوراق الدائمة ، تلك التي يتم تخزينها أكثر أو أقل 10 سنوات. وفقا للدعاية ، فهي غير سرية وسرية. قد تختلف المستندات عن طريق التثبيت: مواد صوتية ، رسومية ، مطبوعة ومكتوبة بخط اليد ، صور وأفلام.
هناك فصل للأوراق المالية إلى عاجلة وغير العاجلة. إذا قمت بتوزيعها على مراحل ، فهناك مقتطفات ومسودات وأصول ونسخ. يتكون الفرع المنفصل من وثائق الحالة التي تهدف إلى تنظيم مجالات محددة من النشاط الحيوي. تشارك الجهات المرخص لها في تطوير التعليمات والتعليمات والأوامر.
الوثائق الأساسية
وهي تتألف من ورقة تتكون من الأصلالمعلومات التي تم الحصول عليها أثناء التطوير والبحث والمراقبة وغيرها من أعمال الشخص. هم في الأنشطة المحاسبية يتم إنشاؤها لقضايا العمل. هذه الأوراق تؤكد الحقائق. وتشمل هذه الأفعال ، والشهادات ، والفواتير. عادة ، يتم استخدام النماذج الموحدة لملء.
حتى في حالة عدم وجود نموذج مقبول بشكل عام للوثيقة ، تقوم الشركة بإنشاء نموذج خاص بها. يجب أن يحتوي على التفاصيل التالية:
- الاسم؛
- تاريخ التسجيل
- اسم الشركة
- وصف العملية ؛
- أدوات القياس.
- قائمة الأشخاص المسؤولين ؛
- التوقيعات.
مهما كانت أنواع المستندات ، يجب أن تكون المعلومات في الأوراق كافية للقيام بأعمال المؤسسة. بسبب أي انتهاكات ، التماسك معقد.
حفظ السجلات
بناء على أوامر من الرؤساء يتم إنشاؤهامواقف مختلفة. ويستند عمل المكتب على هذا. يتم تقديم الأنواع الرئيسية من المستندات في المؤسسة في شكل أعمال فردية ونموذجية. الأول ينظم عمل الإدارات وورش العمل والإدارات التي تجري النشاط التنظيمي
تنطبق المستندات النموذجية على جميع الأقسام.الشركة. يتم تنفيذ مشروع اللائحة من قبل المقاول ، وبعد ذلك يتم فحص العمل من قبل الدائرة القانونية. إذا كانت هناك عيوب ، يتم وصفها في وثيقة منفصلة. الفعل الرئيسي في تشغيل الشركة هو ترتيب الرأس. على أساسها ، يتم إنشاء قواعد المؤسسة ، واتخاذ القرارات ، وتعقد الأحداث.
أنواع الملاحظات
المذكرة عبارة عن ورقة مهمة تصف حقيقة أو اقتراح أو استنتاج. يتم إرسالها إلى المدير ، الذي يعطي المزيد من التعليمات على المستند.
المذكرة هي نوع من الرسالة أو الداخليةالمراسلات في الشركة. يعطى للوحدة ، ولكن ليس للقيادة. يتم إرسال الورقة إلى المسؤولين. هذه الوثائق لديها تقارير وخصائص إعلامية.
تمثل المذكرة التوضيحيةالمستند ، الذي يحدد بعض الأحكام ، وكذلك أسباب أي انتهاكات ، عدم أداء العمل هذه الأوراق ضرورية للنشاط المنسق لأي مؤسسة.
تعليمات
الوثائق هي 2 أنواع. تحدد الأولى إجراءات إجراء أعمال محددة تقوم بها الأقسام الفرعية والمسؤولون. تحتوي التعليمات على معلومات حول حقوق وواجبات ومسؤوليات الموظفين.
بفضل هذه الوثائق ، الترتيب واضح.القيام بأي عمل. تعليمات المصطلح دائمة أو لفترة معينة. إذا لم يتم تعيين مدة الإجراء ، فسيتم إجراء مراجعة كل 3-5 سنوات.
مرحلة تشكيل الوثيقة
كل وثيقة تمر:
- التسجيل؛
- طبعة.
- التنفيذ.
إذا تم الانتهاء من جميع المراحل ، يتم وضع المستند في مجلد لا ينبغي أن يزيد عن 250 ورقة. إذا كان هناك أكثر من ذلك ، يتم بدء تشغيل وحدة تخزين اثنين.
ميزات تخزين الورق
يتم تخزين المستندات وفقًا للقواعد التالية:
- يتم تشكيلها في أعمال مختلفة - من خلال وقت التخزين ؛
- يجب تجميع المجلدات حسب السنة ؛
- يجب عدم السماح بتجاوز السعة ؛
- يتم تخزين الأوراق بالترتيب الزمني ؛
- مع أوامر يتم تخزين الأحكام والتعليمات ، إن وجدت ؛
- يتم توزيع الطلبات في الحالات المختلفة في أقسام مختلفة.
بعد التنفيذ ، يتم إرسال المستند إلى الملف ،يمنع الخسارة. لا يجب تأجيله إلا بعد ذلك ، وإلا فقد يحدث تشويش في العمل. علاوة على ذلك ، فإن فقد المستندات ينص على المسؤولية ، وهذا لا ينطبق فقط على الموظف الفرد ، ولكن الشركة بأكملها.
تصنيف الوثائق مريحة للغاية.لأنه يتيح لك الاحتفاظ بسجلات دون مشاكل. تساعد المعالجة الصحيحة للأوراق في الحفاظ عليها ومنع حدوث أي اضطرابات في تشغيل المؤسسة. إذا تم وضع كل شيء ، إذا جاز التعبير ، على الرفوف ، فلن ينشأ في حالة التحقق من مشاكل الأوراق.
